表達的技巧

書面表達技巧

在書面表達技巧這部分，將討論人們以文字作溝通的基本要素，這些要素是閱讀專家在探討教科書的可讀性時所歸納出來的，它們可分成「內容可理解程度」和「視覺清晰度」，前者是撰寫內容者要注意的，是要讓讀者容易懂；後者是打字排版者要注意的，是要讓讀者容易看。當然，現代越來越多人自己撰寫，也自己打字排版，所以同時都要注意。

內容可理解程度

若要讓你的文章清晰、易懂，不會被誤解或心生排斥，你可以從下列四方面去改進，它們雖然不能讓你寫出絕佳妙文，但是卻是要讓所有類型文章達到清晰溝通時，所應具備的基本條件。

字彙熟悉度

這是指你在文章中所用的字彙是否有冷僻深奧的字，或夾雜太多一般人不熟悉的專業術語或地方俚語。閱讀研究者通常以字彙在日常報章雜誌上的出現頻率作為字彙熟悉度的指標，網路上也可以找到有關字頻研究的工具和結果。

您若擔心您的用詞用字是否過於深奧，解決之道在於事先了解讀者的教育水準和專業背景，設身處地推測讀者能夠理解到哪一層次的字彙。

用字精確度

這是指你在文章中是否經常使用過度抽象的字眼，例如，「自由」、「權利」等，卻不加以定義，卻假定讀者對於這些字彙的理解是和你一樣，讓讀者越看越感困惑。

中國人的表達習慣常常是「馬馬虎虎」、「含含糊糊」，不習慣用數字或比例來表示，而總是說，「大約」、「有些」、「很大比例是」等等，若你擁有調查數據，就據實報導，不要像道聽途說的謠言散佈者，隨便用「根據有關方面表示…」來說些不負責任的話。

句型複雜度

這是指你的句子是否過於冗長，而導致不易理解。這一點國人在閱讀英文時都應有深刻體會，常常句子中每個字都已經弄懂了，但是還是不知道這一句到底在說些什麼，這通常是句子中含有太多形容詞、副詞或是子句。
閱讀研究者通常以平均每個句子含有幾個單字做為該篇文章句型複雜程度的指標，進而分析文章的可讀性。

由於以書面表達時，讀者可以自行控制閱讀速度，可以隨時停下來思考，所以所用句型即使比口語表達時來的複雜，也不至於妨礙理解，但是還是要看讀者程度，作適當調整，比如分成兩句來表達，或是利用圖表作解說，都有利於理解。

段落邏輯性

段落邏輯性是指你的文章的各個段落的排列順序，是否按照時間順序或因果關係來排列。除非你是寫懸疑偵探小說或是「意識流」之類的小說，否則竟應按照邏輯順序來排列，不要讓讀者一邊讀一邊要像排拼圖般的在腦海中重新排列你的文章。

寫文章不要想到什麼就寫什麼，要先用不同層級的標題擬出整個綱要，檢查它們的邏輯關係，再寫各標題下的細節內容，才不會敘述凌亂，讓人覺得不知所云。

視覺清晰程度

這一部分是桌面排版(desktop publishing)所專精的領域，本真不擬深入探討，但是隨著微電腦的普及，以及文書處理軟體進化成與排版軟體難以區分，有越來越多的人自己打字排版，所以不能不知道這方面的知識。

形象與背景

文字和背景顏色要成對比。
文壓圖時，字要大，背景要單純，才不會構成干擾。

字體與字型

字體大小要依閱讀環境(文字與眼睛的距離)和讀者的年齡來調整。
不同字型會引發不同感覺，不熟悉的字型會降低閱讀速度，甚至引起挫折感。

字距、行距、段距

字距小則版面暗，使人有擁擠，不舒服感覺。
行距會引導閱讀是線的移動，太小或太大都容易讀錯行。
段距要大於行距，才能使各段落之間有明顯區分。

口語表達技巧

口語表達能力可以由聲音傳達、文法與字彙、內容適切性、和組織四個層面來加以評斷，所以在訓練或練習時也可以從這四方面來努力。

聲音傳達

指音量大小、說話速度、發音咬字方面是否適當。

不良的聲音傳達是音量太小或速度太快或發音不清，而無法理解大部分的內容。或者停頓太久或有不適當的停頓，夾雜許多「嗯」「啊」的聲音。

而良好的聲音傳達要音量和速度適中，發音咬字清晰。最好還要能變化音量和速度以吸引聽眾注意力，並以熱忱和活力來傳達訊息。

文法與字彙適切性

指能否針對聽眾的程度來使用不同程度的字彙及文法。

用詞用字不當的表達通常是字彙貧乏或過度深奧、文法不當，難以理解大部分內容。差強人意的則是使用具體字彙及簡單文法結構，句子簡單而平淡。

良好的表達應該能使用配合聽眾程度的抽象字彙及複雜文法結構，語氣符合要求。最好還要能使用各種語言表達技巧，如情緒語言、幽默、想像、隱喻、直喻。

內容適切性

指能否針對聽眾的背景來選用比喻、例證等。
內容不適切的表達是指沒有實質內容或說一些無關的話，太自我中心而忽略了聽眾與情境。或者是內容不足以符合要求，脫離主題，忽略聽眾的程度和背景。

而內容適切的表達是內容能切合主題，所用的字眼及概念能配合一般聽眾的知識與經驗。最佳的是能針對要求提供各種內容，如類推、細節、舉例及各種證據。考慮特定聽眾的知識和經驗，加入必要的解釋，與聽眾的經驗產生連結，迎合聽眾的動機與價值觀。

組織架構

指各個概念的表達是否合乎邏輯順序。

組織架構不良的表達通常是語無倫次，根本不知道在說什麼。或是次序顛倒，無法確定各概念之間的順序與關係，需要用猜的。

而組織架構良好的表達則是內容有條理，可以了解各概念之間的順序與關係，不需要用猜的。最好的是非常有條理，會先宣告主題，事先告知概略綱要、用投影片、或做摘要。